Власть времени: как потребить электронную пропускную систему

Руководитель решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода сотрудников сейчас подчёркивается машинально. Могут ли данные таковой системы удостоверять обстоятельство прогула либо опоздания сотрудника?
Возможно ли ее потребить как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система вправду способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а в то время как она не в силах оказать помощь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет из себя электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, к примеру турникетами, которые:

• ограничивают допуск на территорию. Пробежать могут лишь обладатели заветных электронных пропусков;
• фиксируют время, когда пропуск был использован на вход либо выход. Потому, что всякий пропуск наряду с этим закреплен за определённым сотрудником, таким образом подчёркивается время прихода и ухода всякого из них.

Все закреплённые на проходной данные стекаются в особую программу для компьютеров. А вот возможности такого ПО уже могут быть различными.
ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа снабжает решение только двух задач:

• указывает практическое время прихода и ухода сотрудников;
• разрешает вырабатывать отчётности по приходам и уходам всякого сотрудника за определённый срок.

Наряду с этим в отчётностях, образованных таковой программой:

• учитывается и время, на которое сотрудник задержался после завершения рабочего дня, вне зависимости от того, требовал его работодатель об этом либо нет;
• фиксируется обстоятельство отсутствия сотрудника в тот либо другой день, но не его причина.

Исходя из этого в пересматриваемом случае возможностей таковой программы для компьютеров для учета рабочего времени просто слишком мало. Для расчета заработной платы и иных оплат, причитающихся сотруднику за прошедший месяц, ее данные без добавочной обработки неприменимы.
ВАРИАНТ 2. Свыше продвинутое ПО предполагает присутствие добавочных функций, которые позволяют:

• машинально принимать в расчет отработанное сотрудником время в пределах его рабочего графика;
• указывать причины отсутствия сотрудника;
• запланировать рабочие режимы;
• подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-различному;
• рассчитывать зарплату.

Вот такую систему возможно потребить и для учета рабочего времени.

По какой причине нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже в случае если в вашей компании установлен второй вариант "пропускного" ПО и у вас имеется возможность потребить его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге запрещено. Работодатель должен новости учет времени, которое практически отработано всяким сотрудником ст. 91 ТК РФ. В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13 Распоряжение Госкомстата от 05.01.2004 N 1. И предпочтительнее новости поэтому их, чтобы не было неприятностей при ревизиях трудинспекцией. Свыше продвинутые электронные системы разрешают вырабатывать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно нужно каждый месяц его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как обоснование опоздания либо прогула

Даже в случае если у вас нет возможности использовать электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не означает, что ее нельзя использовать для компании надзора за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает к сведенью распечатки из простой электронной пропускной системы в качестве подтверждения опоздания либо прогула, большое количество. В одном споре сотрудник пробовал подтвердить, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания либо преждевременного ухода с работы. Судьи же отметили, что такие распечатки являются письменными подтверждениями и должны учитываться при разрешении спора статьи 55, 71 ГПК РФ.
Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, принципиально важно закрепить ее применение в местных нормативно правовых актах компании. В противном случае суд может не принять такие данные в качестве подтверждения.
Так как поэтому местными нормативно правовыми актами определяются неукоснительные для сотрудников правила поведения. Например, правилами внутреннего трудового распорядка регулируется режим работы и отдыха ст. 189 очень РФ. Исходя из этого в них вы можете предусмотреть, что:

• вход на территорию компании и выход с нее производится по персональным электронным картам;
• время такого входа и выхода, закреплённое системой, учитывается с целью надзора за исполнением сотрудниками режима работы;
• передача пропуска другим лицам не разрешается.

Наряду с этим принципиально важно кроме того отрегулировать режим деяний сотрудника на случай, если он забыл электронный пропуск либо утратил его.

РЕКОМЕНДУЕМ Начальнику


Чтобы на базе данных пропускной системы возможно было выносить дисциплинарные взимания (например, за опоздания либо прогулы), ее применение необходимо закрепить в ЛНА организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка.

Добавочные подтверждения ни при каких обстоятельствах не лишние

В случае спора с сотрудником по обстоятельству его опоздания либо прогула время от времени бывает довольно и только данных электронной пропускной системы. К примеру, Свердловский облсуд признал опоздание сотрудника банка подтверждённым на базе отчётности электронной системы а также проигнорировал подтверждения свидетелей в адрес сотрудника. Но переоценивать вес отчётностей пропускной системы не нужно. В большей части своем суды исходят из совокупности продемонстрированных работодателем подтверждений - актов, должностных записок, подтверждений свидетелей, табелей учета рабочего времени.
Помимо этого, данные электронной системы могут быть скомпрометированы ее нередкими сбоями либо тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него сотрудник может и минуя эту систему.
Таким образом, как в большинстве случаев это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, обосновывающих проступок сотрудника, тем предпочтительнее.

---

Затраты на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления компанией. Например, ее введение может быть обосновано:

• <либо> притязаниями безопасности;
• <либо> увеличением качества надзора за дисциплиной труда либо учета рабочего времени.

Цена электронной пропускной системы, в большинстве случаев, свыше 40 000 рублей., а период нужного применения - свыше года. Исходя из этого в налог учёте ее необходимо включить в состав основных средств, а затраты на приобретение списывать через амортизацию в составе исходной стоимости ОС п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ.
В первый раз размещено в журнале "Основная книга" N11, 2015

Ю. Ивлева